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    如何加强工程建设项目档案管理

    西双版纳档案2021-09-18 07:17:27

    一、前言?

      工程建设项目档案资料是工程建设过程中形成的历史记录,是工程建设项目管理的重要组成部分,包括工程准备阶段文件: 即开工以前,在建设项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件;监理文件: 即监理单位在工程勘察、设计、施工等监理过程中形成的文件;施工文件: 即施工单位在工程施工过程中的形成的文件;竣工验收文件,即建设工程竣工验收活动中形成的文件;竣工图: 即工程竣工验收后,真实反映建设工程施工结果的图样,工程档案具有十分重要的保存价值。?

    二、工程建设项目档案的特点


      (1)综合性技术。技术的综合性是工程档案突出的特点,城市建设是一种规模大、周期长,涉及面广的社会活动,在某一个单项工程的整个建设过程中,有许多环节,这些环节中各自有其不同的步骤和内容,它们按照自身固有的规律有机地联系在一起,每个环节的任务,都由不同单位,采取不同的技术措施完成的,因此,工程档案具有综合性强的特点。


      (2)记录内容的专业性和多样性。工程档案由该项工程专业文件构成,每个环节的文件都按照专业特点和自身固有的规律联系在一起,工程档案记录形式也是丰富多样: 一种是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等胶片、磁盘、磁带、光盘等载体;一种是微缩品工程档案,记录介质为胶片载体,还有一种是电子工程档案,以磁盘、光盘为记录载体,除此之外,工程档案中尚有由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型,以及实物,这是工程档案中不可缺少的记录形式,这充分反映了工程档案记录形式是多种多样的,难以用各种载体来概括,用各种记录形式来表述更为确切。


      (3)管理的动态性。城市建设管理是动态的,城市发展也是日新月异的,城市工程档案的形成和废除也应是动态的,城市在变化,新的工程在兴建,旧的建筑物不断退出历史舞台,近年来,改建、扩建、新建的工程数量增多,新的工程档案不断补充,变更、完善,废弃拆除的工程档案应不断销毁,保持档案的动态性,尤其是地下管线和相关的地下建筑物,更应保持现状以保证地下管线的动态管理。为满足动态管理的及时性、准确性,拆除和废弃的建设工程应及时注销,工程档案应及时处理,这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。


      三、工程建设项目档案的作用


      工程档案是工程建设的辛勤结晶,是可以看得见,摸得着的建筑实体的真实写照,也是工程建设过程中产生的一项科技信息类技术成果。它与建筑实体具有同等的实用价值,工程档案可以对以后城市规划、设计、管理发挥作用,对工程的维修、改建、扩建、恢复等工作提供真实的依据。随着工程建设时间的推移,熟知工程建设情况的人会逐渐减少,比如,当工程要改、扩建,首要的以工程的设计文件为基础,如基础设计,结构设计等基本技术数据为改、扩建工程设计的基础,当工程意外破坏、拆除等,要恢复重建时,工程档案是唯一可靠依据。工程档案是为本工程管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据,是一项最重要的作用。?
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      四、加强工程建设项目档案管理的有效措施


      (1)增强思想意识。一切工作的根源在于改变思想,端正态度。长期以来,档案管理意识不强,领导和基层管理人员,意识淡薄,对档案宣传力度不强,工程队伍流动性大,人员不稳定,没有档案专职人员,使档案资料管理无序,资料流向不清,工程及各建设部门缺乏相互沟通交流,档案职责不落实,往往是重建设,轻管理,在工程完工时,才开始应付整理,为此,应该进一步加强档案管理的法制教育工作。


      (2)配备专业技术人才。人才需求和配备问题是工程档案事业发展中非常现实,非常重要的一个问题,实践证明,哪里配备相当的专业工程技术人员,哪里的工作就做得好。做为一个合格的工程档案管理员应具备以下几方面素质: 1)工程档案人员的政治素质。坚持四项基本原则,坚持实事求是,热爱档案工作;2)具有高度的法律意识。要人人知晓工程档案的法律法规,使大家都懂得以法治档,依法办事,每个参建人员都应在法律法规的规范下,完成自己承担的工作;3)工程档案人员的专业知识方面。工程档案内容广泛,专业性强,档案人员必须熟悉档案管理各项工作的原则和方法,更要了解规划、土建工程及水、电、设备安装、图纸会审、工程质量检验等知识,从这个意义上讲,工程档案工作需要的不是精通某一专业的“专才”,而应是知识面广,思想活跃,工作能力强的人。


      (3)严格执行工程档案与工程竣工同步进行,确保工程档案的完整性。工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证,尤其是工程质量事故检测的依据。工程施工时应按施工图施工,从施工记录、施工实验记录,建设材料的选择,工程检查验收,质量评定等方面予以体现。工程文件、竣工图是施工质量的真实记录,当然这也是审定工程质量,判断工程事故的依据,在工程竣工验收时,一定要严格审核工程档案的内容是否齐全真实,是否有缺、漏现象,是否按规范要求进行归档。如果发现问题及时解决,认真贯彻执行《建设工程质量条例》和《工程竣工验收备案制》的有关法规,把好竣工验收关,做到工程竣工验收与档案验收同步。?

      (4)健全工程档案管理网络。在建设初期应把参与建设的各单位组织起来,建立工程档案编报工作网,工程档案主管部门随时掌握工程进度和工程档案编制情况,及时解决遇到的技术问题和协调问题,编报网络可组织开展一些有益活动,召开经验交流会等,加强联系,取长补短。


      (5)加强对工程档案工作的监督检查。城建档案管理机构要建立健全组织检查机构, 配备人员,,组织监督,检查,按程序办,认真负责对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人,应随时提出意见和批评,限期改正,确实起到监督检查的督促作用。


      (6)加强工程档案开发利用。工程档案工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务,充分发挥工程档案社会效益和经济效益,但是,只有等到充分的开发利用,只有同城市建设的利用需要结合起来,才能发挥其客观存在的价值。对收集来的工程档案,如果只反它们堆积起来,放在库房里,锁在柜子里,使档案处于“静止”状态,它的价值再大也发挥不出来,为了使档案从静止状态进入运动状态,为使档案客观存在的价值充分发挥出来,必须通过利用工作,所以档案部门必须自学地大力开发工程资源,通过提供档案信息为城市建设服务,沟通档案工作与城市建设活动之间的联系,这样才能真正有所作为,真正发挥参谋,助手的作用,所以提供利用是整个工程档案工作中最富有活力的一个环节。?
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      五、结 语?

      总之,工程建设项目档案反映工程建设项目的真实面貌,是城市建设的历史记录,也是研究建设历史的信息资源。充分利用工程档案这个科技成果,进行总结经验,技术交流,可以大大提高城市规划,设计,施工,管理水平。我们作为一名档案管理工作者,应该不断总结和提高工作技能,真正做好档案管理工作,服务社会。?
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